Outlook to nie tylko maile. Inne funkcje skrzynki pocztowej od Microsoftu

Program Outlook to wielofunkcyjny i wygodny w obsłudze klient pocztowy, który sprawdza się zarówno w środowisku biznesowym, jak też w przypadku użytku osobistego. Program pozwala jednak na znacznie więcej, niż tylko wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail. Z pomocą platformy możesz zarządzać kalendarzem, porządkować kontakty, a także śledzić poszczególne zadania.

Kalendarz połączony z harmonogramem dnia

Outlook nie jest standardowym kalendarzem, który posłuży Ci tylko do podglądu konkretnych dat. Program dostarcza intuicyjne narzędzie do planowania pojedynczych spotkań, a także udostępniania zaproszeń do konkretnych uczestników. Integracja Outlooka z innymi produktami firmy Microsoft sprawia, że wszystkie zapisane przez Ciebie wydarzenia zostaną przeniesione na inne komunikatory wykorzystywane w Twojej firmie – np. na Teamsa. Automatyczna synchronizacja sprawi również, że już nigdy nie przegapisz ważnego spotkania – otrzymasz stosowne powiadomienie, które Ci o nim przypomni.

W ramach usługi Microsoft 365 (dawniej Office 365) masz też możliwość współdzielenia swojego osobistego kalendarza – np. ze współpracownikami. Szeroka personalizacja ustawień prywatności z pewnością pozwoli Ci dopasować opcję do swoich potrzeb. Możesz zdecydować się na pełne udostępnienie (wówczas uprawnione osoby mają dostęp do wszystkich szczegółów), częściowe udostępnienie (użytkownicy widzą tylko nazwę i czas trwania danych spotkań) lub ograniczone (współpracownicy mają podgląd „zajętych” bloków czasowych, jednak nie znają żadnych dodatkowych szczegółów).

Przydzielanie zadań pracownikom

Sprawne zarządzanie personelem to podstawa w każdej firmie. Jeżeli chcesz lepiej organizować czas pracy swoich pracowników, to możesz do tego celu wykorzystać Microsoft Outlook. W programie znajdziesz specjalną zakładkę, która pozwoli Ci przydzielić zadanie konkretnemu użytkownikowi – bez względu na to, gdzie właśnie się znajdujesz. Nawet będąc w podróży możesz oddelegować któregoś z podwładnych do wykonania dodatkowych czynności. Po prostu rzuć okiem do kalendarza i sprawdź, kto mógłby zająć się pilnym projektem. Z pomocą aplikacji możesz nawet śledzić postęp realizacji zleconego zadania.

Funkcja będzie jednak równie przydatna przy planowaniu własnego dnia pracy. Outlook pozwala tworzyć nowe zadania, skreślać te, które zostały wykonane i modyfikować poszczególne pozycje w razie potrzeby. Co więcej, użytkownik może nadać wybranym czynnościom priorytet i ustawić powiadomienia, które przypomną o konieczności dopilnowania służbowych obowiązków – dodaje specjalista reprezentujący firmę Klucz System, autoryzowanego dostawcę kluczy aktywacyjnych do oprogramowania.

Automatyczne przypomnienia

Organizujesz wyjazd służbowy i chciałbyś mieć wszystkie szczegóły w jednym miejscu? Nie martw się, Microsoft Outlook zrobi to za Ciebie. Program samodzielnie dodaje do kalendarza wszystkie potwierdzenia rezerwacji lotów, pokojów hotelowych lub wypożyczeń samochodów z Twojej poczty elektronicznej. Platforma nie tylko tworzy wpisy, ale uzupełnia je o różne skojarzone informacje, takie jak terminy, lokalizacje, numery potwierdzeń, a nawet linki aktywacyjne.

Mówiąc o automatycznych przypomnieniach, warto wspomnieć również o funkcji, dzięki której już nigdy nie wyślesz wiadomości e-mail bez załącznika. Outlook analizuje zawartość pisanych przez Ciebie komunikatów i jeżeli zauważy, że wspominasz o „załączniku”, to przed kontynuacją przypomni o dołączeniu pliku. Wówczas wystarczy przerwać proces wysyłania i uzupełnić wiadomość o załącznik.

Uporządkuj swoją korespondencję

Dużą zaletą Outlooka jest możliwość porządkowania poczty – z pewnością docenisz taką funkcjonalność, jeżeli Twoja skrzynka dosłownie pęka od zgromadzonych w niej wiadomości. Program pozwoli Ci tworzyć foldery oraz nadawać konkretnym e-mailom priorytet. Porządek w korespondencji na pewno usprawni Twoją codzienną pracę i w razie potrzeby pozwoli szybko znaleźć najpotrzebniejsze komunikaty od współpracowników, kontrahentów lub klientów.

Podsumowanie

MS Outlook jest jedną z trzech najczęściej używanych elektronicznych skrzynek pocztowych na całym świecie. Duża popularność tego programu nie powinna wcale dziwić – jest intuicyjny, dzięki czemu nawet początkujący użytkownik będzie mógł wykorzystać go do sprawnej organizacji swojej poczty oraz zarządzania spotkaniami lub zadaniami.

Outlook zapewnia też pełną współpracę z pozostałymi produktami wchodzącymi w skład usługi Microsoft 365. Jeżeli jeszcze nie korzystasz z tego programu, to polecamy wypróbować jego możliwości. Nie jesteś przekonany? W takim razie skorzystaj z darmowego miesiąca próbnego, który pozwoli Ci osobiście przekonać się o wszystkich zaletach tej wielofunkcyjnej poczty.